Manajemen
mutu
Manajemen mutu dapat dianggap memiliki tiga komponen utama: pengendalian mutu, jaminan mutu dan perbaikan mutu. Manajemen mutu berfokus tidak hanya
pada mutu produk, namun juga cara untuk mencapainya. Manajemen mutu menggunakan
jaminan mutu dan pengendalian terhadap proses dan produk untuk mencapai mutu
secara lebih konsisten.
Evolusi
Manajemen Mutu
Manajemen mutu adalah fenomena
mutakhir. Kebudayaan maju yang mendukung seni dan kerajinan membolehkan pembeli
memilih barang dengan standar mutu yang lebih tinggi dibandingkan dengan barang
normal. Dalam masyarakat yang menghargai seni dan kerajinan, salah satu tugas
dari sang empu adalah mengepalai bengkel, serta melatih dan mengawasi pegawai
dan pemagang. Sang empu menetapkan standar, menilai pekerjaan pegawai dan
memerintahkan pengerjaan ulang ataupun perbaikan yang diperlukan. Pekerjaan
secara kerajinan memiliki keterbatasan yaitu hanya mampu menghasilkan sedikit
produk, namun dipihak lain memiliki keunggulan yaitu setiap produk dapat dibuat
secara berbeda sesuai dengan keinginan pemesan. Pendekatan pekerjaan kerajinan
terhadap mutu merupakan masukan utama saat pembentukan awal manajemen mutu
sebagai bagian dari ilmu manajemen.
Revolusi industri mengganti pendekatan pekerjaan
kerajinan dengan produksi massal dan pekerjaan berulang yang bertujuan untuk
menghasilkan barang yang sama dalam jumlah yang besar. Penggagas awal di
Amerika Serikat terhadap pendekatan ini adalah Eli Whitney,
saat dia menganjurkan pembuatan komponen senapan, yang memiliki sifat
mampu-tukar, sehingga dapat membentuk lini perakitan senapan. Penggagas selanjutnya
adalah Frederick Winslow Taylor,
seorang insinyur mekanik yang mengupayakan perbaikan efisiensi industrial. Dia
sering disebut sebagai "bapak manajemen ilmiah," Dia merintis gagasan
Pergerakan Efisiensi (Efficiency Movement) yang kemudian menjadi bagian
dari dasar-dasar manajemen mutu, termasuk aspek standardisasi dan praktik
perbaikan. Henry Ford juga merupakan tokoh
penting yang menerapkan praktik manajemen mutu dalam lini perakitan mobil Ford.
Di Jerman, Karl Friedrich Benz, yang
sering disebut sebagai penemu kendaraan bermotor, mencoba praktik produksi
secara perakitan, walaupun produksi massal sepenuhnya baru dilaksanakan
oleh Volkswagen setelah perang dunia kedua. Sejak periode ini,
maka selanjutnya perusahaan di Eropa dan Amerika Serikat berfokus kepada
produksi dengan biaya yang lebih rendah dan efisiensi yang lebih tinggi.
ISO 9000
ISO
9000 adalah
kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu (SMM). ISO 9000 yang dirumuskan
oleh TC 176 ISO, yaitu organisasi internasional di bidang standardisasi. ISO
9000 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987 oleh International
Organization for Standardization Technical Committee (ISO/TC)
176. ISO/TC inilah yang bertanggungjawab untuk standar-standar sistem
manajemen mutu. ISO/TC 176 menetapkan siklus peninjauan ulang setiap lima
tahun, guna menjamin bahwa standar-standar ISO 9000 akan menjadi up to
date dan relevan untuk organisasi.
Adapun
revisi terhadap standar ISO 9000 telah dilakukan pada tahun 1994 dan tahun
2000, yaitu adalah :
·
adanya pengawasan dalam proses pembuatan
untuk memastikan bahwa sistem menghasilkan produk-produk berkualitas;
·
tersimpannya data dan arsip penting dengan
baik;
·
adanya pemeriksaan barang-barang yang telah
diproduksi untuk mencari unit-unit yang rusak, dengan disertai tindakan perbaikan
yang benar apabila dibutuhkan;
·
secara teratur meninjau keefektifan tiap-tiap
proses dan sistem kualitas itu sendiri.
Sebuah perusahaan atau organisasi yang telah diaudit dan
disertifikasi sebagai
perusahaan yang memenuhi syarat-syarat dalam ISO 9001 berhak mencantumkan label "ISO
9001 Certified" atau "ISO 9001 Registered".
Sertifikasi
terhadap salah satu ISO 9000 standar tidak menjamin kualitas dari barang dan
jasa yang dihasilkan. Sertifikasi hanya menyatakan bahwa bisnis proses yang
berkualitas dan konsisten dilaksanakan di perusahaan atau organisasi tersebut.
Walaupan
standar-standar ini pada mulanya untuk pabrik-pabrik, saat ini mereka telah
diaplikasikan ke berbagai perusahaan dan organisasi, termasuk perguruan tinggi
dan universitas.
Kumpulan Standar dalam ISO 9000
ISO
9000 mencakup standar-standar di bawah ini:
·
ISO 9000 - Quality Management Systems
- Fundamentals and Vocabulary: mencakup dasar-dasar sistem manajemen
kualitas dan spesifikasi terminologi dari
Sistem Manajemen Mutu (SMM).
·
ISO 9001 - Quality Management Systems
- Requirements: ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang
merancang, membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani produk apapun
atau memberikan bentuk jasa apapun. Standar ini memberikan daftar persyaratan
yang harus dipenuhi oleh sebuah organisasi apabila mereka hendak memperoleh kepuasan pelanggan sebagai hasil dari barang dan jasa yang secara
konsisten memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Implementasi standar ini
adalah satu-satunya yang bisa diberikan sertifikasi oleh pihak ketiga.
·
ISO 9004 - Quality Management Systems
- Guidelines for Performance Improvements: mencakup perihal perbaikan
sistem yang terus-menerus. Bagian ini memberikan masukan tentang apa yang bisa
dilakukan untuk mengembangkan sistem yang telah terbentuk lama. Standar ini
tidaklah ditujukan sebagai panduan untuk implementasi,
hanya memberikan masukan saja.
Masih
banyak lagi standar yang termasuk dalam kumpulan ISO 9000, dimana banyak juga
diantaranya yang tidak menyebutkan nomor "ISO 900x" seperti di atas.
Beberapa standar dalam area ISO 10000 masih dianggap sebagai bagian dari
kumpulan ISO 9000. Sebagai contoh ISO 10007:1995 yang mendiskusikan
Manajemen Konfigurasi dimana
di kebanyakan organisasi adalah salah satu elemen dari suatu sistem manajemen.
ISO
mencatat "Perhatian terhadap sertifikasi sering kali menutupi fakta bahwa
terdapat banyak sekali bagian dalam kumpulan standar ISO 9000 ... Suatu
organisasi akan meraup keuntungan penuh ketika standar-standar baru
diintegrasikan dengan standar-standar yang lain sehingga seluruh bagian ISO
9000 dapat diimplementasikan".
Sebagai
catatan, ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003 telah diintegrasikan menjadi ISO 9001.
Kebanyakan, sebuah organisasi yang mengumumkan bahwa dirinya "ISO 9000
Registered" biasanya merujuk pada
ISO 9001.
Standard ISO 9000
Standard
ISO 9000 mengandung persyaratan-persyaratan yang sebenarnya mempengaruhi semua
aspek dalam perusahaan. karena standard ISO 9000 didesain untuk semua perusahaan di semua ukuran dan semua
industri. Persyaratan-persyaratan agak luas dan susah dibaca. Persyaratan ISO
9001:2000 terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut:
Bagian
1: Sistem Manajemen Mutu
Bagian
standard ISO 9001:2000 ini menguraikan pentingnya langkah-langkah untuk
menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:
1.
Identifikasi
proses (akatu aktivitas) yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu,
2.
Tentukan
urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut,
3.
Tentukan
bagaimana proses-proses tersebut dijalankan secara efektive dan
terkendali,
4.
Pastikan
semua informasi tersedia untuk mendukung operasional dan pemantauan
proses-proses tersebut,
5.
Ukur,
pantau dan analisa proses-proses tersebut, dan terapkan tindakan yang perlu
untuk memperbaiki proses dan mencapai peningkatan yang berkesinambungan.
Sistem
manajemen mutu ISO 9000 memerlukan dokumentasi yang terdapat sebuah manual
mutu, prosedur-prosedur tertentu juga instruksi kerja. Semua domumen (termasuk
catatan mutu) harus dikendalikan sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen.
Juga dalam bagian ini, ISO 9001 menekankan kebutuhan untuk peningkatan
berkelanjutan.
► Tip:
Sebagian besar perusahan melihat persyaratan dokumentasi ini suatu hal yang
menakutkan. Penggunaan model produk kami dapat menjadi keuntungan yang luar
biasa. Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.
Bagian
2: Tanggung Jawab Manajemen
ISO
9001:2000 memberikan penekanan yang besar pada komitment manajemen puncak
terhadap mutu. Bagian ini mensyaratkan kebijakan mutu dan sasaran mutu, dan
diperkuat dengan keterlibatan manajemen puncak terhadap persyaratan pelanggan.
Bagian
ISO 9001 ini juga mensyaratkan manajemen puncak menetapkan tugas dan tanggung
jawab dalam perusahaan, termsduk penetapan perwakilan manajemen ISO 9000.
► Tip:
Gunakan format standard yang bagus untuk semua deskripsi kerja – form standard
ini akan menghemat banyak waktu ketika membuat deskripsi kerja baru, ketika
melakukan pengiklanan posisi yang dibutuhkan, ketikan melakukan evaluasi
karyawan, dan sebagainya.
Bagian
3: Manajemen Sumber Daya
Bagian
dari ISO 9001:2000 ini menjelaskan persyaratan bagi sebuah perusahaan untuk
menentukan dan menyediakan sumber daya (sebagai contoh; peralatan, fasilitas,
dll) yang diperlukan untuk menerapkan dan meningkatkan proses dari sistem
manajemen mutu ISO 9001 dan mencapai kepuasan pelanggan. Bagian ini juga
memasukkan persyaratan pelatihan karyawan, juga saranan fisik dan lingkungan
kerja.
► Tip:
Gabungkan fungsi HR perusahaan kedalam sistem mutu ISO 9001 Anda, dan berikan
mereka peran dalam penerapan ISO 9001.
Bagian
4: Realisasi Produk
Standard
ISO 9001:2000 mendefinisikan realisasi produk sebagai “urutan proses dan sub
proses yang diperlukan untuk membuat produk.” Ini adalah bagaimana produk Anda
didesain, diproduksi, diuji, ditangani, dikirim, dst. Bagian ini juga berlaku
bagi penyedia jasa. Penekanannya pada bagaimana perusahaan memahami,
mengkomunikasikan dan benar-benar memenuhi persyaratan pelanggan. Bagian ini
juga terdiri dari berbagai persyaratan bagi desain produk dan perencanaan
proses, proyek dan jasa.
► Tip:
Sebagian besar perusahaan menulis instruksi kerja dan diagram alur untuk
menentukan dan menstandarisasikan proses kerja mereka. Anda akan menghemat
banyak waktu jika Anda mengikuti persyaratan ISO 9001 untuk pengendalian
dokumen sejak awal ketika menulis dokumen-dokumen ini.
Bagian
5: Pengukuran, Analisa dan Peningkatan
Bagian
terakhir dari standard ISO 9001:2000 adalah menutupnya dengan menyediakan
persyaratan untuk aktivitas pengukuran dan pemantauan, sehingga perusahaan bisa
segera mengidentifikasi bila ada yang tidak sesuai jalur. Kegiatan pengukuran
pemantauan juga termasuk internal audit dan pemantauan persepsi pelanggan
dengan maksud apakah perusahaan telah memenuhi persyaratan pelanggan.
Pengukuran dan pemantauan memungkinkan perusahaan mengatur berdasakan fakta
buak perkiraan.
► Tip: Ini
adalah bagian yang sangat penting dari standard ISO 9001. Tergantung dari
bagaimana hal tersebut diterapkan, hal ini dapat memberikan tambahan nilai yang
luar biasa atau malah menciptakan birokarsi dan pemborosan. Kami sangat
menyarankan untuk memberikan penekanan dalam bagian ISO 9001 yang krusial ini.
Penerapan ISO 9001
Idealnya
Anda harus memulai ISO 9001:2000 saat pertama kali Anda memulai perusahaan
Anda. Jika Anda dalam posisi sedang memulai sebuah perusahaan baru, Anda harus
membuat proses bisnis Anda menurut persyaratan ISO 9001:2000 dan mulai
menerapkan ISO 9001:2000 sebelum Anda menrekrut karyawan. Ini adalah pendekatan
yang paling efisien karena perusahaan Anda tidak hanya segera meraih manfaat
dari ISO 9000 tapi anda tidak perlu mengatasi hambatan untuk berubah ketika
mengatur proses kerja supaya memenuhi persyaratan standard ISO 9001:2000.
Bagaimanapun,
sebagian besar perusahaan telah berdiri lama sebelum mereka memulai menerapkan
ISO 9001:2000 mereka. Karena sistem mutu ISO 9001 yang lengkap membawa banyak
manfaat bagi perusahaan, Akan selalu lebih baik untk memulai penerapan ISO 9001
lebih awal daripada kemudian.
Bagaimana Saya Memulai Penerapan ISO 9000?
Sebagai
langkah awal, Anda harus membuat diri Anda terbiasa dengan ISO 9001:2000 dan
persyaratan-persyaratannya. Anda dapat menemukan berbagai informasi bermanfaat
dan link ke bagian Link Bermanfaat. Lihat Koleksi Produkkami sebagai pertimbangan Anda.
Perlu berapa lama untuk menerapkan ISO 9001?
Tergantung
pada Anda dan perusahaan Anda. Yang paling tercepat adalah 2-3 bulan karena
sebagian besar badan sertifikasi ISO 9001 mensyaratkan paling tidak 2 bulan
penerapan ISO 9001 sebelum audit sertifikasi. Paling realistis: jika Anda
mempunyai perusahaan yang relatif kecil (katakan, karyawan kurang dari 20
orang), jika karyawan Anda termotivasi dan jika mereka tidak menentang adanya
perubahan, jika Anda mendapat dukungan dari semua eksekutif senior, jika Anda
dan para manajer lainnya siap memberikan waktu dan usaha yang berarti dalam
usaha keras ini, dan jika Anda menggunakan model manual mutu ISO 9001 yang
benar-benar bagus (sebuah model manual mutu ISO 9000 yang dapat Anda modifikasi
untuk dibuat menjadi manual mutu Anda sendiri), maka kemungkinan Anda akan
dapat memperoleh sertifikasi dalam waktu yang singkat antara 3-4 bulan; model
untuk form ISO 9000 memberikan tambahan penghematan waktu. Beberapa perusahaan
kelihatan lebih lambat, 6-12 bulan masih merupakan waktu yang wajar. Tetapi,
perusahaan yang menulis manual mutu ISO 9001 dan prosedur ISO 9001 dari
rancangan mereka sendiri ketimbang menggunakan contoh model manual mutu ISO
9001 yang sudah terbukti, sering membutuhkan waktu sekitar 2 tahun atau lebih.
Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.
Daftar Pustaka :
https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_mutu
https://asobirin.wordpress.com/2009/03/03/iso-9001-dan-penerapannya/
https://id.wikipedia.org/wiki/ISO_9000
